Faktury cykliczne, abonamentowe to sprawdzony sposób na automatyzację powtarzalnych czynności, a co za tym idzie oszczędność czasu w firmie. W jakich okolicznościach warto skorzystać z tej funkcji? Sprawdź, jak w szybki i prosty sposób generować faktury cykliczne w programie Faktura VAT 2022.
Faktury cykliczne, abonamentowe – kiedy wystawiane
Faktury cykliczne, abonamentowe to dokumenty wystawiane na rzecz kontrahentów, dla których w stałych odstępach czasu dostarczane są takie same towary lub świadczona ta sama usługa. Tak naprawdę nie jest to szczególny rodzaj faktur, ale funkcja dostępna w programie do zarządzania sprzedażą. Po skonfigurowaniu dokumentu, faktury cykliczne wystawiają się automatycznie w ustawionych wcześniej odstępach czasu.
Rozwiązanie to sprawdza się np. przy świadczeniu usług, za które płatność realizowana jest na zasadzie abonamentu, np. stałe pakiety usług serwisowych w warsztatach, opłata miesięczna za użytkowanie oprogramowania, pakiety medyczne dla pracowników, ale też dostawa stałych towarów w identycznych ilościach itp.
Jak wygląda taki dokument
Faktura cykliczna to tak naprawdę standardowa faktura VAT bądź dokument wystawiany przez podatnika zwolnionego z tego podatku. Użytkownicy systemów do zarządzania sprzedażą aktualizowanych na bieżąco zawsze mają pewność, że wystawiane przez nich dowody sprzedaży są zgodne z bieżącymi wymogami ustawodawcy.
Korzystanie z programu wystawiającego faktury cykliczne, abonamentowe, niesie ze sobą wiele korzyści. Dzięki temu, że pracownicy nie muszą już wykonywać powtarzalnych czynności, oszczędzają czas i mogą skupić się na rzeczach ważniejszych, np. pozyskiwaniu nowych klientów. Automatyzacja czynności minimalizuje też ryzyko błędów wynikających z czynnika ludzkiego. Co więcej, dzięki temu rozwiązaniu unikamy sytuacji, gdy np. zapomnimy o udokumentowaniu jednej z wielu takich samych czynności.
Faktury cykliczne w programie Faktura VAT 2022
Jeden z najchętniej wybieranych programów do zarządzania sprzedażą dla małych i średnich firm – Faktura VAT 2022 – został wyposażony w rozbudowane możliwości wystawiania faktur cyklicznych. Aby rozpocząć generowanie tego typu dokumentów, z zakładki „Faktury” w menu głównym klikamy ikonę „Faktury cykliczne”:
W uzyskanym oknie konfigurujemy faktury cykliczne, abonamentowe. W celu zdefiniowania wzorca faktury klikamy przycisk „Dodaj” w lewym dolnym rogu. Dzięki temu przechodzimy do kreatora wzoru faktury cyklicznej:
Wybieramy parametry dokumentu. Co istotne, program pozwala na generowanie nie tylko faktur cyklicznych, ale też cyklicznych rachunków, paragonów czy faktur pro-forma. Ustawiamy m.in. sposób płatności, nazwy i ceny towarów lub usług, ale też daty i częstotliwość wystawiania (np. co kwartał, co miesiąc, co tydzień, a nawet codziennie).
Na tym etapie do wzorca faktury można przypisać więcej niż jednego kontrahenta. Czynność tę wykonujemy w zakładce „Firmy”. Do skonfigurowaniu wszystkich opcji klikamy „Zapisz schemat”.
Gdy wrócimy do pola generowania faktur cyklicznych, mamy do dyspozycji przydatne funkcje. To m.in. filtrowanie wzorca według firm czy terminów – opcja dostępna z prawej strony.
Wygenerowane faktury cykliczne, abonamentowe można od razu zapisać w formacie PDF lub wydrukować. W zależności od tego, czy przekazujemy je naszym kontrahentom w formacie elektronicznym, czy w tradycyjnej formie papierowej. Całą pracę zakończymy przyciskiem „Wystaw fakturę”, dostępnym w prawym dolnym rogu okienka generowania faktur cyklicznych.
